n8n, Make vagy Zapier magyar cégnek

Ha elkezdesz automatizálásról olvasni, előbb-utóbb eléd kerül 3 név: n8n, Make és Zapier. Mindhárom azt csinálja, hogy összeköti a szoftvereidet, és szabályok szerint adatot visz közöttük. Cégvezetőként nem neked kell kiválasztanod közülük a legjobbat. Az eszközt a fejlesztő választja ki a folyamatod alapján, neked 3 dologra kell rákérdezned: hogyan számolják a használatot, hol vannak az adataid, és kinek a nevén fut a rendszer.

Ez a cikk röviden bemutatja a 3 eszközt, megmondja, miben különböznek a te szempontodból, és ad egy kérdéssort, amellyel a fejlesztőd javaslatát le tudod ellenőrizni. A tényeket a gyártók hivatalos oldalain ellenőriztük, a lista a cikk végén van.

Mit csinál ez a 3 eszköz?

Egy példán a legkönnyebb elmagyarázni. Beérkezik egy megrendelés az űrlapról. Az eszköz létrehozza az ügyfelet a CRM-ben, kiállítja a számlát a számlázóprogramban, és e-mailben szól az ügyintézőnek. Ezt a láncot mindhárom eszköz fel tudja építeni. A Zapierben ez egy Zap, a Make-ben egy szenárió, az n8n-ben egy workflow. A nevük más, a működésük hasonló: valamilyen esemény elindítja, lépésekben dolgozik, és szoftverek között mozgatja az adatot.

A különbséget 3 szempontból érdemes nézni: hogyan számolják a használatot, hol vannak az adataid, és ki üzemelteti a rendszert.

Hogyan számolják a használatot?

Mindhárom szolgáltatás a használat mennyisége szerint számláz, csak mást számol használatnak. Ez azért fontos, mert ugyanaz a folyamat az egyik eszközön kevesebbet, a másikon többet fogyaszt.

• Zapier: feladatot (task) számol. Általában minden sikeresen lefutott műveleti lépés egy feladat. Az indító esemény (trigger) nem számít bele, és a sikertelen lépés sem.
• Make: kreditet számol. A legtöbb lépés egy kreditet fogyaszt, az adatok átalakítása, összesítése és ismétlése is fogyaszt. Az elágazást végző elem (router) és a hibakezelő lépések nem számítanak.
• n8n: a teljes futást számolja. Egy végrehajtás egy lefutott folyamat, akárhány lépésből áll.

Hosszú, sok lépéses folyamatnál ez nagy különbséget jelent a használat mennyiségében. Érdemes előre kiszámolni, hányszor fut le a folyamat havonta. A feltárás után ezt mi megszámoljuk, így neked nem kell kitalálnod, hány lépésből áll a folyamatod és mennyi használatot jelent az egyes eszközökön.

Hol vannak az adataid?

Ha az automatizálás ügyféladatot visz át (név, e-mail-cím, számlázási cím), számít, hol tárolja és dolgozza fel az eszköz.

• Zapier: saját közlése szerint az adatokat az Egyesült Államokban, AWS szervereken tárolja, és uniós tárolási lehetőséget nem kínál. Az uniós adatok átadásához az EU-USA adatvédelmi keretrendszer (Data Privacy Framework) tanúsítványára és szerződéses záradékokra támaszkodik.
• n8n: a felhős változat szerverei Frankfurtban vannak. Az n8n saját szerveren is futtatható (ez a Community Edition), ilyenkor te vagy a fejlesztőd dönti el, hol fut.
• Make: több zónája van, és a hivatalos listán az uniós és az amerikai címek külön szerepelnek. Kérd meg a fejlesztőt, hogy írja le, melyik zónában fut a fiókod.

Ha az eszköz vagy a fejlesztő a nevedben személyes adatot kezel, a GDPR 28. cikke szerint írásbeli adatfeldolgozói szerződés kell. A részletekről az AI és GDPR cikkünkben olvashatsz.

Ki üzemelteti, és kinek a nevén fut?

Az automatizáló eszköz fiókja a te céged neve alatt legyen, akkor is, ha a fejlesztő építi meg. Az egyik fejlesztőnk tapasztalata szerint önállóan üzemeltetett automatizáló eszközben nem mindig adható hozzá második adminisztrátor, ezért előre tisztázzuk, kinek a nevén fut a rendszer.

Saját szerveren futtatni olyankor éri meg, ha valaki vállalja az üzemeltetést. Valakinek frissítenie, mentenie és figyelnie kell a rendszert, és neked tudnod kell, ki ez a valaki. A felhős változatnál ezt a szolgáltató végzi, cserébe nálad nagyobb a függés a szolgáltatótól.

Mikor nem elég egyik sem?

3 eset, amikor érdemes más megoldást is megnézni:

• Microsoft-környezetben szóba jön a Power Automate is (a Microsoft saját automatizáló eszköze) a kapcsolatokra, a döntéseket pedig külön kódban is lehet tartani.
• A folyamat egy részét érdemes kézzel megépíteni, ha nem akarunk vakon bízni az AI-jal készített elemekben. Kérdezd meg, ki nézi át az elkészült rendszert.
• Ha a meglévő rendszered nem illik a folyamatodhoz, vagy nem enged mindent átírni a kapcsolódási felületén keresztül, tapasztalatunk szerint egyedi alkalmazás is szóba jöhet.

Hogyan választunk mi?

Nálunk az eszköz a feltárás után dől el, mert a folyamat megmondja, melyik illik hozzá. Megnézzük, hány lépésből áll a folyamat, hányszor fut le havonta, milyen adat megy át rajta, és ki üzemelteti hosszú távon. Ezek kiszámítása a mi dolgunk, és leírjuk, miért azt az eszközt javasoljuk.

Egy utazási iroda számlázását is n8n-nel építettük meg, és élesben fut: az űrlap kitöltésétől a számla kiállításáig viszi a folyamatot. Úgy készítettük el, hogy ha a számlázóprogram nem válaszol, a rendszer újrapróbálja, és ha sehogy sem megy, szól valakinek. Az n8n-ben kis kódrészletet is futtathatunk egy lépésben, ezért egyedi szabályokat is meg tudunk valósítani. Átadáskor leírást is adunk a rendszerről, így később az eszköz cserélhető.

Mit csinálj a héten?

A héten ezt érdemes megcsinálni:

1. Kérd meg a fejlesztőt, hogy írja le, melyik eszközt javasolja a folyamatodra, és miért.
2. Kérdezd meg, hány lépésből áll a folyamat, hányszor fut le havonta, és ez az adott eszköz számolási módja szerint mennyi használatot jelent.
3. Kérd, hogy írja le, hol tárolja az eszköz az adatokat, és kell-e adatfeldolgozói szerződés.
4. Tisztázd, kinek a nevén fut a fiók, és ki üzemelteti a rendszert.
5. Kérd el a folyamat leírását az átadáskor, hogy később eszközt is lehessen váltani.

Források

• Zapier: árazási logika és feladatszámolás (tasks)
• Zapier: adatvédelem és adattárolás
• Make: kreditek és számolási logika
• Make: zónák listája
• n8n: végrehajtás alapú számolás, felhő és saját szerver
• n8n: Code node dokumentáció
• Az általános adatvédelmi rendelet (GDPR) 28. cikke: adatfeldolgozó
• Borítókép: Anastasia Shuraeva, Pexels