Az Intrum európai felmérésének 2024-es kiadása szerint a cégek évente átlagosan 73 munkanapot töltenek a késedelmesen fizető ügyfelek követésével. Ez európai átlag, nem magyar adat, és azt méri, mennyi időt visz el a késedelmes fizetők utáni futkosás, azt nem, mennyit spórol az automatizálás. Képzeld el a saját cégedet: hány lejárt számlád van most, és ki küldött az elmúlt héten emlékeztetőt róluk? Ha ez egy ember fejében vagy egy táblázatban él, valószínűleg valamelyik elmarad. Az admin feladatok azért jó automatizálási terület, mert ismétlődnek, szabály szerint mennek, és ha kimaradnak, pénzbe kerülnek.
Ez a cikk 4 adminisztratív feladaton megy végig: a számlák kiállításán, a fizetési emlékeztetőkön, a beérkező számlák rögzítésén és a befizetések párosításán. Mindegyiknél leírja, mi mehet a gépre, és hol kell ember. A 12 feladat teljes rangsorát a Mit automatizálj először? cikkben találod. Az ügyfelek neve, e-mail-címe és tartozása személyes adat, erről az AI és GDPR egyszerűen cikkben írunk.
- Az admin feladatok szabály szerint mennek, ezért jó első területek, de pénzt érintenek, ezért kell mellé ellenőrzés.
- A 4 terület: számlakiállítás, fizetési emlékeztető, beérkező számlák rögzítése, befizetések párosítása.
- A számlakiállítás és az emlékeztető indulhat gépről, az utalást, a sztornót és a vitás ügyet ember intézi.
- A számlázószoftver fizetési állapota legyen az egyetlen igazság, ebből dolgozzon az emlékeztető is.
- Minden lépéshez kell ellenőrzés: duplikáció, összeg egyezés és a kivételek listája.
A 4 terület, amit nem kell kézzel csinálni
1. Számlák kiállítása
Így néz ki: Az űrlap, a rendelés vagy az elfogadott ajánlat adataiból a rendszer a számlázószoftveren át (például Számlázz.hu vagy Billingo, API-n keresztül) kiállítja a számlát, és elküldi az ügyfélnek. A belföldi adóalanynak kiállított számlákról a kiállításkor azonnal adatot kell szolgáltatni a NAV-nak (Online Számla), ezt a számlázószoftver végzi. Ezért az automatizálás is a szoftveren át állítson ki számlát, ne mellette. Az egyik fejlesztőnk rendszere a Számlázz.hu-t, a Billingót, a NAV Online Számlát és a Stripe-ot köti össze.
Mit ellenőrizz: A kiállított számlát hiba esetén módosító vagy érvénytelenítő okirat rendezi, és ezek is bekerülnek az adatszolgáltatásba, ezért az első kiállítás legyen jól ellenőrzött. Újrapróbálás előtt a rendszer nézze meg, készült-e már számla, különben kétszer állítja ki. Az áfakulcsot és a kötelező mezőket (adószám, cím) szabály ellenőrizze, ne az AI találja ki. Az első hetekben ember hagyja jóvá a számlákat.
2. Fizetési emlékeztetők és kintlévőség
Így néz ki: Az Atradius 2025-ös magyarországi kutatása szerint a legtöbb cég 30 és 60 nap közötti fizetési határidőt kínál. A lejárat körül a rendszer lépcsőben szól az ügyfélnek, például így: 1) lejárat előtt barátságos jelzés, 2) lejárat napján rövid emlékeztető a fizetési adatokkal, 3) egy héttel később határozottabb levél, 4) ezután a gép feladatot nyit a felelősnek, aki felhívja az ügyfelet. Egy fejlesztőnk saját projektjében a befizetés megerősítése után automatikus e-mailek mennek ki, és a következő lépés az automatikus számlázás.
Mit ellenőrizz: A rendszer a számlázószoftverben lévő fizetési állapotot nézze, hogy az emlékeztető abbamaradjon, amint a számla kifizetve. A szöveget te írd meg, az AI legfeljebb változatokat javasol. A fontos ügyfeleket és a vitatott számlákat vedd ki a körből, nekik ember ír. A késedelmi kamatra és a behajtási költségátalányra a Ptk. külön szabályai vonatkoznak a vállalkozások között, ezek kiszámítását és kiküldését ne bízd a gépre, kérdezd meg a könyvelődet vagy a jogászodat.
3. Beérkező számlák rögzítése
Így néz ki: A gép kiolvassa a beérkező számláról (e-mail csatolmány vagy PDF) a szállítót, a nettó és bruttó összeget, az áfát és a fizetési határidőt, és beírja a nyilvántartásba, vagy előkészíti a könyvelőnek. A munka egyértelmű, de egy elírt számjegy pénzbe kerül.
Mit ellenőrizz: A kiolvasás után szabály ellenőrizze, hogy a szállító ismert-e, az összeg egyezik-e a rendeléssel vagy a szerződéssel, a bruttó összeg a nettó és az áfa összege-e, és nem duplikáció-e a számla. Ha bármelyik nem stimmel, a számla ember elé kerül. Ha a gép vagy ember téved, ez az ellenőrzés kapja el, mielőtt kifizetnéd. Az utalást a gép ne indítsa jóváhagyás nélkül.
4. Befizetések párosítása
Így néz ki: A bankszámlakivonat soraihoz a rendszer hozzárendeli a számlát. Először szabály dolgozik: a közlemény vagy a számlaszám és az összeg alapján. Az AI csak a bizonytalan esetekben segít, például részfizetésnél vagy összevont utalásnál. Amit a rendszer nem tud párosítani, az egy listára kerül, amelyet ember néz át.
Mit ellenőrizz: A párosítás eredménye (kifizetve) a számlázószoftverbe kerüljön vissza, mert az emlékeztető ebből dolgozik. Az első hetekben naponta vesd össze a párosítást a kivonattal, hogy lásd, hány sort hagyott a gép emberre.
Mi marad emberre?
A gép kiállíthat számlát és emlékeztethet, de az utalást, a sztornót és a vitás ügy lezárását ember döntse el. A fontos ügyfelek kezelése, a vitatott számlák és az adózási kérdések szintén emberre tartoznak. A gép ezeknél is segít: összegyűjti a számla előzményeit, így nem kell keresgélned.
Hol kezdd?
A sorrend a mi szakmai ítéletünk: az emlékeztetők, aztán a számlakiállítás, a befizetések párosítása és legvégül a beérkező számlák. Minél inkább mozog pénz, és minél nehezebb visszacsinálni a lépést, annál később és annál több ellenőrzéssel érdemes bevezetni. Mérd le a kiindulást is: a lejárt számlák számát és az átlagos fizetési időt, a módszert a KPI cikkünkben találod.
A számlázószoftverem már automatizál, nincs mit tenni.
A szoftver kiállít és nyilvántart, de a lejárt számlák követése, a beérkező számlák rögzítése és a befizetések párosítása sok helyen kézi marad.
A NAV adatszolgáltatás miatt nem lehet automatizálni a számlázást.
Az adatszolgáltatást a kiállításkor azonnal teljesíteni kell, és ezt a számlázószoftver végzi. Az automatizálás a szoftveren át állítson ki számlát, és kérd meg a fejlesztőt, hogy ellenőrizze a beállítást.
Az emlékeztető rontja az ügyfélkapcsolatot.
A rossz hangnem és a rossz időzítés rontja. Ha te írod meg a szöveget, a lépcső lépésenként erősödik, és a fontos ügyfelek kimaradnak, az ugyanaz, amit egy kolléga küldene.
Ha az AI kiolvassa a számlát, nem kell ellenőrizni.
Egy elírt összeg pénzbe kerül. Kell egy ellenőrző lépés: ismert szállító, egyező összeg, nincs duplikáció.
Mit csinálj a héten?
A héten ezt érdemes megcsinálni:
- Számold meg a lejárt számláidat, és írd fel, melyik mióta lejárt.
- Írd le az emlékeztető lépcsőt: hány lépés, mikor, milyen szöveggel, és ki veszi át a végén.
- Jelöld meg azokat az ügyfeleket, akiknek mindig ember ír.
- Kérdezd meg a fejlesztőt vagy a számlázószoftver támogatását, van-e API, és be van-e állítva a NAV adatszolgáltatás.
- Kérd meg a könyvelődet, mondja el, mi a szabály a késedelmi kamatra és a költségátalányra nálatok.
Források
