Automatizálható-e? 5 kérdéses szűrő bármelyik folyamatodra

Van egy folyamat a cégedben, amelyről úgy érzed, hogy a gép is megcsinálná. Csakhogy nem tudod, tényleg rábízható-e, vagy egy hónap múlva kiderül, hogy tele van kivétellel. Az automatizálás sikere a folyamaton múlik, ezért érdemes a döntés előtt ellenőrizni. Az általunk használt 5 kérdéses szűrővel az építés előtt látod, mennyire áll készen a folyamatod az automatizálásra.

Folyamatnak itt a cég egy ismétlődő munkáját hívjuk, például azt, ahogy egy beérkezett megrendelésből szállítás lesz, vagy ahogy egy érdeklődőből ajánlatkérés. A szűrőt a saját projektjeink tapasztalatai alapján állítottuk össze, olyan folyamatokra, amelyeket több ember használ, és amelyek a cég napi működésére hatnak. Ha még azt sem tudod, melyik folyamattal érdemes kezdeni, előbb olvasd el a 12 feladatot sorba állító cikkünket. Ez a cikk a következő lépés: egy konkrét folyamatról dönti el, mehet-e.

Miért érdemes előre szűrni?

Tapasztalatunk szerint a bevezetések nehezebb része az építés előtt dől el: ott derül ki, hogy a szabály nincs leírva, vagy az adat nem érhető el. Ha ezt csak építés közben fedezed fel, a projekt hetekkel csúszik. Ezért állítottuk össze ezt az 5 kérdést: a szűrő ezt a pár percet előre elvégzi helyetted.

Az 5 kérdésünk

1. Le tudod írni a szabályt?

Ha egy új kollégának el tudnád magyarázni egy oldalon, hogyan döntesz, a gép is megtanulhatja. Ha minden alkalommal máshogy döntesz, és magad sem tudod megindokolni, a gép sem találja ki helyetted. Az egyik fejlesztőnk egy gyógyászati eszközöket forgalmazó cégnél fotós ellenőrzést épített: a beérkezett áruról készült kép alapján a rendszer ellenőrzi, hogy egyezik-e a rendeléssel. Ez azért megy, mert a kérdés egyértelmű: egyezik, vagy nem egyezik.

Ha a válasz nem: vegyél 10 konkrét esetet, és írd mellé, mit döntöttél és miért. Ha ebből összeáll a szabály, megvan az alap. Ha nem, a szabályt előbb tisztázni kell.

2. Elég gyakori és elég egyforma?

Amit évente kétszer csinálsz, azt nem éri meg automatizálni, mert az építés és a finomhangolás több időt vinne el, mint amennyit megspórolsz. A jó jelölt hetente többször előfordul, és minden alkalommal ugyanazokból a lépésekből áll. Az egyformaság is számít: ha minden második eset kivétel, a gép folyamatosan elakad.

Ha a válasz nem: jegyezd fel 1 hétig, hányszor fordul elő, és mennyi ideig tart. Ha sok a kivétel, gyűjtsd össze, melyek ezek, és hagyd őket kézi kezelésre. A gép a gyakori, egyforma részt viheti.

3. Elérhető hozzá az adat és a szoftver?

A gépnek két dologra van szüksége: az adatra, amellyel dolgozik, és arra, hogy kapcsolódhasson ahhoz a szoftverhez, amelyben a munka folyik. Az adat legyen digitális és egy helyen. Ha papíron, fejben vagy 5 különböző táblázatban van, előbb rendezni kell. A szoftvereknél azt nézd meg, ad-e a gyártó kapcsolódási lehetőséget (ezt hívják API-nak). Nem minden szoftverben állítható át kívülről minden: egyes beállításokhoz nincs hozzáférés. Ha nincs kapcsolódási lehetőség, néha megoldható a szoftver felületén keresztül, mintha egy ember kattintgatna, de ez törékenyebb, ezért külön hibakezelést kér.

Azt is tisztázd előre, kitől kell engedélyt kérni: az informatikustól, a szoftver gyártójától vagy egy külső szolgáltatótól. A technikai részletekkel mi foglalkozunk, így neked csak azt kell eldöntened, hozzáférhetünk-e.

Ha a válasz nem: kérdezd meg a szoftver gyártóját vagy az informatikusodat, hogy van-e kapcsolódási lehetőség, és gyűjtsd egy helyre az adatot. Ha a szoftverhez nem lehet kapcsolódni, érdemes szóba hozni a cseréjét is.

4. Mekkora a baj, ha a gép téved, és ki nézi át?

Téved a gép, téved az ember is. A kérdés az, mekkora a kár, és milyen gyorsan veszitek észre. Ha a hiba csak a cégen belül látszik, és könnyen javítható, a kockázat kicsi. Ha a hiba az ügyfeled előtt derülhet ki, vagy pénzről és szerződésről van szó, az eredményt elküldés előtt ember hagyja jóvá. Ettől még automatizálható, csak a jóváhagyás is a folyamat része lesz. Az első hetekben minden eredményt érdemes átnézni, és csak a finomhangolás után lehet a legegyszerűbb eseteket átnézés nélkül elengedni.

Ha a válasz nem: jelölj ki valakit, aki az első hetekben átnézi az eredményeket, és döntsd el előre, mi számít hibának. A hibákról a Mi történik, ha nem működik? cikkben írunk részletesen.

5. Mérhető-e a mostani állapot, és van-e gazdája?

Ha nem tudod, ma mennyi idő alatt és hány hibával megy a folyamat, később nem fogod tudni megmondani, megérte-e. Kell egy kiinduló szám, például a heti időigény vagy a hibák száma. Kell továbbá egy gazda is: valaki a cégedben, aki naponta látja az eredményt, és szól, ha valami furcsa. Nálunk is a feltárás első lépése, hogy az ügyféllel leírjuk egy oldalon a folyamat lépéseit, és lemérjük a kiindulást.

Ha a válasz nem: mérd le 1 hétig a mostani időt és hibaszámot, és nevezz meg egy felelőst. A mérőszámokról a KPI cikkünkben olvashatsz.

Hogyan értékeld a válaszokat?

Számold meg az igen válaszokat. Ha mind az 5 kérdésre igen a válasz, a folyamat készen áll, és érdemes kicsiben elindítani, az első időszakban ember által jóváhagyott eredményekkel. Ha 1-2 kérdésre nem a válasz, a folyamat jó jelölt, de előbb a hiányzó részt kell rendezni, ami legtöbbször előkészítés kérdése. Ha 3 vagy több a nem, ma még ne automatizáld: először tedd rendbe a folyamatot, utána futtasd le a szűrőt újra. Ez a pontozás a mi rendszerünk, a tapasztalatainkra épül, és segít abban, hogy ne a legrosszabb pillanatban derüljön ki a hiány.

Mit csinálj a héten?

A héten ezt érdemes megcsinálni:

1. Válassz ki 1 folyamatot, amelyet automatizálnál.
2. Írd le a lépéseit egy oldalon: ki mit csinál, honnan jön az adat, mi a kivétel.
3. Válaszolj az 5 kérdésre, és jelöld mindegyiknél, hogy igen vagy nem.
4. Kérdezd meg az informatikusodat vagy a szoftver gyártóját, van-e kapcsolódási lehetőség, és ki adhat engedélyt.
5. Nevezz meg egy gazdát, és mérd le 1 hétig a mostani időt és hibaszámot.