Ha eldöntötted, hogy belevágsz, a következő kérdés az, hogy mi fog történni az első hónapokban. Mikor látsz először eredményt, mikor kell te is dolgozni, és mikor mondhatod ki, hogy működik? Az első automatizálás egy céges bevezetés (pilot): egyetlen folyamat kipróbálása, időre szabva. 3 hónap után egy kérdésre kell választ kapnod: megérte-e ez az egy folyamat, és mehet-e a következő.
Ez a cikk 13 hétre bontja a bevezetést, és leírja, mi történik minden szakaszban, és mi a te dolgod. A 13 hét elméleti idősáv, a projekt bonyolultságától függően kevesebb vagy több idő is lehet. Ezt mindig előre lefektetjük. Ez a példa-idősáv a saját nagyobb volumenű bevezetéseink menetrendjére épül.
- Egy bevezetés elméletben 13 hétig tart, egy folyamaton, 5 szakaszban: feltárás, építés, éles indítás felügyelettel, finomhangolás, átadás és döntés. Az idősáv a projekt bonyolultságától függ.
- Az időt gyakran a hozzáférésekre várás és a finomhangolás viszi el. Ezeket tervezd be előre.
- Eleinte ember hagyja jóvá a gép munkáját, és csak a finomhangolás után engedd el.
- A 13. héten dönts: marad, javítjuk, vagy jöhet a következő folyamat.
Miért pont 3 hónap?
Ennyi idő kell ahhoz, hogy a feltárás, az építés és az éles üzem is beleférjen, és még maradjon legalább egy hónap a finomhangolásra. Az utóbbi a legfontosabb: ahol az AI dönt valamiről, ott a fejlesztőink tapasztalata szerint legalább egy hónapig kell hangolni, mire az eredmény megbízható lesz. Rövidebb bevezetésnél ez kimarad, és a gép az első kivételeknél elakadhat.
Milyen projektnél reális a 13 hét?
A 13 hét akkor tartható, ha a bevezetés egy jól körülhatárolt, de valódi céges folyamatot érint. Olyan folyamatról van szó, amelyet több ember használ naponta, és amelynek az eredménye a cég működésére hat. Ilyen volumenű munkánál tapasztalatunk szerint 4 dolog szokott igaz lenni: a folyamatban legfeljebb 2-3 szoftver vesz részt (például egy táblázat, egy webáruház és az e-mail), a szabályok le vannak írva vagy gyorsan leírhatók, a szoftverekhez megkapjuk a hozzáférést, és a gép munkáját az elején ember hagyja jóvá. Az 5. feltétel a te oldalad: legyen a cégedben valaki, aki hét közben is válaszol a fejlesztő kérdéseire.
Példaként így építünk fel egy beszerzés és áru-bevételezés automatizálást, amely két összefüggő folyamatot és három szoftvert köt össze: az 1. héten feltárás, a 2-5. héten fejlesztés, a 6. héten éles indulás, a 6-7. héten betanítás, a 7-14. héten finomhangolás. Ez összesen 14 hét. A 13 hét tehát egy folyamatra szabott keret, több folyamatnál nő.
Hosszabbra nyúlik a projekt, ha több szoftvert kell összekötni, sok a kivétel, a hozzáférésekre napokig kell várni, vagy a szoftveredhez nincs kapcsolódási lehetőség. Ha az AI is dönt valamiről, a finomhangoláshoz legalább egy hónapot tervezz. Egyszerűbb folyamatnál rövidebb is lehet a bevezetés, a finomhangolás idejét viszont ne faragd le.
Amikor ajánlatot kérsz, kérdezd meg a fejlesztőt, hogy a te folyamatodra hány hetet gondol, és mit feltételez hozzá: hány szoftvert, hány kivételt, milyen hozzáféréseket és mennyi időt tőled.
Hétről hétre
1-2. hét: feltárás és kiinduló mérés
A fejlesztő veled ül le, és leírja egy oldalon, hogyan megy most a folyamat: ki mit csinál, honnan jön az adat, mi a kivétel. Ezzel párhuzamosan lemérjük a kiinduló állapotot: hányszor fordul elő hetente, mennyi ideig tart, hány hiba van benne. A mérőszámokról a KPI cikkünkben olvashatsz. Ugyanezen a héten kérd el a hozzáféréseket a szoftverekhez, a listát mi összeállítjuk neked. Sok plusz órát visz el, ha az engedélyezésre napokig kell várni, és ez gyakran az ügyfél oldalán akad el.
3-5. hét: építés és belső teszt
A fejlesztő felépíti a rendszert, és tesztadattal próbálja ki, nem éles ügyféllel. Ebben a szakaszban a te dolgod az, hogy gyorsan válaszolj a kérdéseire, mert az ilyenkor felmerülő kérdések (mi legyen ebben az esetben?) a szabályok alapjai. A technikai buktatókra mi gondolunk, így neked nem kell kitalálnod őket, a megoldást mi hozzuk. Az értesítést beállítjuk, hogy ha valami elakad, azonnal üzenetet kapjon valaki e-mailben vagy chaten. Egy működő prototípus még nem kész rendszer: tapasztalatunk szerint élesítés előtt az adatvédelmet, a hibakezelést és a jogosultságokat is rendezni kell, erről az AI és GDPR cikkünkben olvashatsz. A külső hozzáféréseknél (API) a korlátokkal is számolunk: egyes webáruház-rendszerek óránként korlátozzák a hívások számát, és túllépésnél napokra letilthatják a hozzáférést. Ennek minden esetben utánanézünk, és úgy fejlesztünk, hogy a lehető legjobb megoldás szülessen.
6-7. hét: éles indítás felügyelettel
A rendszer élesben fut, de minden eredményét ember hagyja jóvá, mielőtt kimegy. Kezdd kis körrel, például egy részleggel vagy az érkező leadek egy részével. Ebben a szakaszban gyűjtjük a kivételeket: hol tér el a gép a kézi munkától, és miért. Itt kezdődik a finomhangolás.
8-11. hét: finomhangolás
Hetente rövid, negyedórás egyeztetés elég: megnézitek, mi tért el, és javítjátok a szabályt. Egyre kevesebb javításra lesz szükség. Csak akkor engedd el a gépet jóváhagyás nélkül, ha több héten át alig kellett javítani az eredményt. Még akkor is csak a legegyszerűbb eseteknél, a nehezebbeket továbbra is nézze át valaki.
12-13. hét: átadás és döntés
Itt dől el, hogy a rendszert tényleg használják-e. Az ügyfelek gyakran kevésbé használják a kész rendszereket a vártnál, ezért jelöld ki, ki fogja naponta nézni, és mutasd meg neki. A dokumentációt érdemes az indítás után megírni, mert a szabályok közben változnak. Elég egy rövid leírás vagy egy ötperces képernyővideó és egy ellenőrzőlista. Utána mérd le újra ugyanazokat a számokat, mint az első héten, és hasonlítsd össze. Ezután 3 irányba mehetsz: marad, ahogy van, javítunk rajta még, vagy jöhet a következő folyamat. Az átadás utáni lépésekről a Ki csinálja meg? cikkben találsz kérdéseket, amelyeket érdemes feltenni.
Pár hét alatt kész lesz, és tökéletesen megy.
Az építés gyors lehet, a kivételek viszont csak használat közben derülnek ki. Ahol az AI dönt, ott legalább egy hónap finomhangolással számolj.
Ha egyszer hibázik, az egész rossz.
Hiba lesz, ahogy kézi munkánál is. A kérdés az, hogy észreveszitek-e gyorsan. Az egyik fejlesztőnk lead-pontozó rendszerénél például, ha az első AI-modell kiesik, a beépített tartalék modell átveszi a munkát, és teljes kiesésnél riasztó e-mail megy.
Ha elkészült, nekem már nincs vele dolgom.
Az első hetekben te hagyod jóvá az eredményt, a végén te döntesz arról, mi legyen vele. Ha ezt nem vállalja valaki a cégedből, a bevezetés elakad.
Mit csinálj a héten?
A héten ezt érdemes megcsinálni:
- Válaszd ki azt az egy folyamatot, amellyel a bevezetést indítod (ha még nem tudod, melyiket, kezdd az első cikkünkkel).
- Mérd le a kiinduló állapotot: hányszor fordul elő hetente, mennyi ideig tart, hány hiba van benne.
- Jelölj ki a cégedből egy felelőst, aki hetente negyedórát rááldoz a bevezetésre.
- Kérd el előre a hozzáféréseket a szoftverekhez, amelyekkel a folyamat dolgozik.
- Tedd be a naptárba a 13. hetet, és írd mellé: itt döntünk.
