Ha nincs informatikusod, könnyű azt hinni, hogy az automatizálás nem neked való. Közben a kérdés valójában más: ki az, aki megérti, hogyan dolgozik a céged, és abból működő rendszert csinál? Ehhez nem feltétlenül kell saját informatikus. Olyat válassz, aki először megérti a folyamatodat, és csak utána épít bármit.
Az automatizálás 4 különböző munkafázisból áll: valaki feltárja, hogyan megy most a folyamat, valaki megépíti, valaki élesbe állítja és finomhangolja, és valaki utána karbantartja. Ez a cikk 4 lehetőséget hasonlít össze arra, hogy ki végezze ezeket, és ad egy kérdéssort, amellyel megbízás előtt le tudod ellenőrizni a jelöltet.
- Az automatizálás 4 munkafázis: feltárás, építés, élesítés és finomhangolás, karbantartás. Kérdezd meg, ki végzi mindegyiket.
- 4 lehetőséged van: te vagy egy kollégád, szabadúszó fejlesztő, fejlesztő cég, vagy saját informatikus felvétele. Mindegyiknek más a kockázata.
- A jó fejlesztő veled ül le először, és a saját szavaiddal elmondja, mit fog csinálni.
- A hozzáférések és fiókok a te nevedre szóljanak, és előre tisztázd, mi történik az átadás után.
Mit kell valakinek megcsinálnia?
Az automatizálás nem úgy indul, hogy valaki leül programozni. Négy lépésből áll, és mindegyikhez más tudás kell.
1. Feltárás. Valaki végigmegy veled, hogyan zajlik most a folyamat: ki mit csinál, honnan jön az adat, mi a kivétel. Ez a legfontosabb és a leggyakrabban kihagyott lépés. Az ügyfelek többsége nem tudja előre, mit érdemes automatizálni, ezért itt kell a legtöbb vezetés.
2. Építés. A feltárás alapján valaki összeköti a szoftvereidet, és megírja a szabályokat.
3. Élesítés és finomhangolás. Az első napokban kiderül, mi marad ki. Ha az AI is dönt valamit, ide több idő kell. Itt jön be nálunk az iteráció, azaz a többszöri finomítás: az egyik tapasztalt fejlesztőnk szerint nála egy hónap alatt még soha nem állt be tökéletesre egy ilyen döntés.
4. Karbantartás. A szoftverek változnak, a hozzáférések lejárnak, és a cég is változik. Valakinek mindig tudnia kell, hogyan működik a rendszer.
4 lehetőség, amit megfontolhatsz
1. Te magad vagy egy kollégád
Ez akkor működik, ha a feladat egyszerű, egy-két szoftvert köt össze, és ha elromlik, nem lesz belőle baj. Egy értesítés vagy egy heti jelentés tipikusan ilyen. A kockázat az, hogy az építő kolléga elmegy, és vele megy a tudás is. Az is előfordul, hogy az AI összerak egy automatizálást, amely elsőre jónak látszik. Ezt is érdemes kézzel végignézni. Ha így építesz, kérd meg a kollégát, hogy írja le egy oldalon, mit csinál a rendszer.
2. Szabadúszó fejlesztő
Rugalmas és gyorsan indul. A kockázat, hogy egy emberen múlik minden: ha beteg, vagy elfoglalt lesz, nincs, aki átvegye. Kérj dokumentációt, és tisztázd, hogy a fiókok a te nevedre szólnak.
3. Fejlesztő cég vagy ügynökség
Itt több ember áll a projekt mögött, és van bejáratott folyamat a feltárásra, az építésre és az átadásra, így nem múlik minden egyetlen emberen. A kockázat az, hogy egyes cégek a saját platformjukra építenek, és onnan nehéz elmenni. Mi is ebbe a csoportba tartozunk, ezért nálunk ez a szempont az elején kerül elő: a feltárás után választjuk ki az eszközt, előre tisztázzuk, kinek a nevén fut a rendszer, és átadáskor leírást is adunk, hogy később bárki át tudja venni. Ettől még kérdezd meg tőlünk is ugyanazt, mint bárkitől: ki építi meg ténylegesen a rendszert, és a te hozzáférésedre fut-e.
4. Saját informatikus felvétele
Akkor éri meg, ha sok automatizálásod lesz, és hosszú távon kell valaki, aki karbantartja őket. Az első projekthez ez sok. Az informatikus-keresés nem könnyű: az Eurostat szerint 2023-ban az informatikust felvenni próbáló uniós cégek 57,5 százaléka nehezen talált embert. Ez uniós átlag, a magyar helyzet ettől eltérhet.
Informatikus nélkül nem tudok automatizálni.
Nem kell saját informatikus. Elég, ha ismered a saját folyamatod, és van valaki, aki megérti és megépíti. A feltárás nagy része a te folyamatodról szól.
A legjobb fejlesztő az, aki a legjobb eszközt ismeri.
Az eszközt a fejlesztő választja, és a cél az, hogy a probléma megoldódjon. Nálunk is az számít, hogy ült-e már le egy cégvezetővel, és le tudta-e írni a folyamatát az ő nyelvén. Az interjúinkon sokan jönnek saját appal vagy eszközzel, de ügyféllel végigvitt feltárásuk annál kevesebb.
Ha elkészült, innentől magától megy.
A kész rendszert használni is kell. Az ügyfelek gyakran kevésbé használják a kész rendszereket a vártnál. Már a feltáráskor döntsétek el, ki fogja naponta használni.
Mire kérdezz rá, mielőtt valakit megbízol?
6 kérdés van, amellyel egy beszélgetés alatt látod, kivel van dolgod.
- Hány ilyen folyamatot vitt végig ügyféllel, és hogyan kezdi? Ha az első válasza egy eszköz neve, és nem a te folyamatodról kérdez, légy óvatos.
- Elmondja a saját szavaiddal, mit fog csinálni? Akkor jó a fejlesztő, ha a saját szavaiddal el tudja mondani, mit fog csinálni, és te érted. A jó fejlesztő tolmács a te nyelved és a technika között.
- Kinek a nevén lesznek a fiókok és a hozzáférések? Az építés közben egy dolgot ne engedj ki a kezedből: a fiókok és hozzáférések a te nevedre szóljanak. Az egyik fejlesztőnk tapasztalata szerint önállóan üzemeltetett automatizáló eszközben nem mindig adható hozzá második adminisztrátor, ezért előre tisztázzuk, kinek a nevén fut a rendszer.
- Mi történik, ha valami elromlik? Kérd, hogy hiba esetén azonnal kapjon értesítést valaki, e-mailben vagy chaten. Nálunk is ez a minta: az automatizálást kisebb, külön részekre bontjuk, így gyorsan kiderül, melyik akadt el.
- Mi az AI szerepe, és kap-e személyes adatot? Az egyik biztonsági szakértő fejlesztőnk az ügyféladatot nem engedi az AI közelébe, és minden AI-lépést átnéz. Ha a fejlesztő a nevedben kezel személyes adatokat (például hozzáfér az ügyféllistádhoz), a GDPR szerint írásbeli adatfeldolgozói szerződést kell kötnöd vele (28. cikk), amely előírja az utasítás szerinti kezelést, a titoktartást, és hogy a munka végén visszaadja vagy törölje az adatokat. A részletekről az AI és GDPR cikkünkben olvashatsz.
- Mi van az átadás után? Kérdezd meg, van-e jótállás, mi a karbantartás feltétele, és ki frissíti a leírást, ha módosul a folyamat.
Hogyan dolgozunk mi?
Nálunk is a feltárással indul minden projekt: a fejlesztő először leírja az ügyféllel egyetlen folyamat lépéseit, és csak utána épít bármit. Készletkezelést is építettünk már beszállítókkal, és ott is ez volt a sorrend. Az átadás után jótállási időszak van, utána külön karbantartási megállapodás. Az ügyfél oldali engedélyezés is időt visz el: sok plusz órát jelent, ha napokig kell várni egy jogosultságra, ezért előre elkérjük a hozzáféréseket, és a listát mi állítjuk össze.
Mit csinálj a héten?
A héten ezt érdemes megcsinálni:
- Válaszd ki azt az egy folyamatot, amelyet automatizálni szeretnél (ha még nem tudod, melyiket, kezdd az első cikkünkkel).
- Írd le egy oldalon, ki mit csinál benne, honnan jön az adat, és mi a leggyakoribb kivétel.
- Döntsd el, a 4 lehetőség közül melyik illik hozzád, és válassz ki két jelöltet.
- Tedd fel nekik a 6 kérdést, és jegyezd fel a válaszokat.
- Kérd el előre a hozzáféréseket, és tisztázd, kinek a nevén lesznek a fiókok.
Források
