Kapsz egy ajánlatot, és a fejedben megszólal egy hang: valaki olcsóbban is megcsinálja. Ez jogos gondolat. Az ajánlatok összehasonlítása viszont ott megy félre, hogy az ajánlatban az ár látszik, a rendszer működtetésének költsége nem. Az olcsóbb ajánlat csak akkor olcsóbb, ha ugyanazt tartalmazza, és az eredménye mérhető.
Ez a cikk először megmondja, mikor érdemes az olcsóbbat választani. Utána 6 olyan dolgot gyűjt össze, amelyre az aláírás előtt könnyű nem gondolni, és mindegyiknél ad egy kérdést, amelyet bármelyik szolgáltatótól megkérdezhetsz, tőlünk is.
- Egyszerű, kis tétű és könnyen javítható feladatnál az olcsóbb ajánlat jó választás lehet.
- Komolyabb munkánál 6 dolog nem látszik az árból: a hibajelzés, az üzemeltetés költsége, a karbantartás, a hozzáférések, a mérés és a használat.
- Ami egy ajánlatból hiányzik, az nem tűnik el, csak később jelenik meg költségként.
- A teljes költség a vételár, a használat, a karbantartás és a hibák ára együtt.
- Ugyanazzal a 6 kérdéssel mindkét ajánlatot ellenőrizheted, tőlünk is megkérdezheted.
Mikor jó az olcsóbb ajánlat?
Ha a feladat egyszerű, egy-két szoftvert köt össze, és ha elromlik, nem lesz belőle baj, akkor az olcsóbb ajánlat jó választás lehet. Egy heti jelentés vagy egy értesítés tipikusan ilyen. Ilyenkor ne fizess többet, mint amennyit a feladat megér. Az első projektről szóló cikkünkben leírjuk, milyen az ilyen kis, mérhető munka. Ez a cikk a komolyabb munkákról szól: azokról, amelyeket több ember használ naponta, és az eredményük a cég működésére hat.
Ugyanazt a feladatot mindenki ugyanúgy oldja meg, ezért a legolcsóbb a legjobb.
A feladat neve azonos lehet, a tartalma nem. Az egyik ajánlat a feltárást, a tesztelést, a mérést és az átadást is tartalmazza, a másik csak az építést.
Ha az olcsóbb nem válik be, legalább keveset veszítettem.
A vételár kicsi lehet, de a veszteség nagyobb, ha a rendszer közben csendben rossz számlát küld, vagy kihagy egy ügyfelet. Ezt a munkaidő, a helyreállítás és az újrakezdés is növeli.
A drágább ajánlat biztosan jobb.
A magasabb ár sem garancia. Az alábbi 6 kérdés mindkét ajánlatnál megmutatja, mit kapsz érte.
6 dolog, amire valószínűleg nem gondoltál
A 6 tétel bármelyike kimaradhat egy szűkre szabott ajánlatból, és átadáskor egyik sem látszik.
1. Hibajelzés: a legdrágább hiba az, amelyik nem jelez
Ha egy rendszer leáll, azt észreveszed. Ha csendben rosszul dolgozik, például rossz összeggel állít ki egy számlát, vagy kihagy egy érdeklődőt, hetekig kárt okozhat, mert senki nem látja. Egy 2002-es amerikai kormányzati felmérés (NIST) szerint a szoftverhibák több mint fele csak a fejlesztés későbbi szakaszában derül ki, és a becslés szerint jobb tesztelési háttérrel a hibák költségének mintegy 37 százaléka elkerülhető lett volna. A felmérés az amerikai gazdaság szoftvereit vizsgálta, nem automatizálási projekteket, és több mint 20 éves. Képzeld el, mennyivel több mindenre épít ma egy cég: egy hibás összekötés ma számlát, ügyfélüzenetet vagy készletadatot is elronthat. Ezért valószínűleg ma még többet számít, hogy a hiba gyorsan kiderüljön. Ha az AI is dönt valamit, a fejlesztőink szerint legalább egy hónap finomhangolás kell az élesítés után. Kérdezd meg: honnan fogom tudni, ha a rendszer hibázik, ki kap róla azonnal értesítést, és kisebb, külön részekből épül-e fel, hogy gyorsan megtalálják a hibát? A GorillaGo-nál az automatizálás kisebb, külön részekből áll, és hiba esetén azonnali értesítés megy, így a hiba gyorsan kiderül, és könnyebben javítható. A tipikus hibákat a Mi történik, ha nem működik? cikkben gyűjtöttük össze.
2. Üzemeltetés: az ajánlat ára és a használat költsége két külön tétel
Az ajánlat a megépítés ára. A rendszer mögött viszont szoftverek futnak, és azok a használat mennyisége szerint számláznak. Ugyanaz a folyamat más eszközzel más havi költséget jelent, és ez a költség a használattal együtt nő. Egy ajánlat azért is lehet olcsóbb, mert olyan eszközre épít, amely kis forgalomnál olcsó, nagyobbnál viszont drága. Kérdezd meg: ki választja ki az eszközt a te folyamatodhoz, ki fizeti a használatát, és mennyi lesz ez, ha a mostani forgalom a duplájára nő? Mi a feltárás után választjuk ki az eszközt, és az átadási leírásban benne van, milyen szoftverekre épül a rendszer, így később az eszköz cserélhető. Az eszközök számolási logikáját az n8n, Make vagy Zapier magyar cégnek cikkben hasonlítjuk össze.
3. Karbantartás: a rendszer az átadás után is változik
A szoftverek változnak, a hozzáférések lejárnak, és a cég is változik, ezért a „kész” rendszer is elromolhat, ha senki nem tartja karban. A fejlesztőink szerint van olyan zárt rendszer, ahol az óránkénti hívásplafon túllépése napokra tartó tiltást von maga után, ezért az ilyen korlátokat előre kell tervezni. Kérdezd meg: van-e jótállás az átadás után, és van-e külön karbantartási megállapodás, amelyben előre le van írva, mit tartalmaz? Projektjeinknél az átadás után jótállási időszak van, utána külön karbantartási megállapodás. A külső szoftverek korlátainak minden esetben utánanézünk, még a tervezésnél.
4. Hozzáférések: a szolgáltatóváltás a legdrágább lépés
Ha a rendszer a szolgáltató fiókján fut, és nincs róla leírás, a következő szolgáltatónak először ki kell derítenie, mit csinál. Ezt az árból nem látod, és később kiszolgáltatottá tehet. Kérdezd meg: kinek a nevén futnak a fiókok, kapok-e leírást a rendszerről átadáskor, és el tudom-e vinni, ha később másik szolgáltatót választok? Ezt a GorillaGo-val előre tisztázzuk, átadáskor leírást adunk a rendszerről, a hozzáférések listáját pedig mi állítjuk össze, így neked nem kell kitalálnod. A kérdéssorról a Ki csinálja meg, ha nincs informatikusod? cikkben írunk.
5. Mérés: mérés nélkül nem tudod, melyik volt az olcsóbb
Az olcsóbb ajánlat csak akkor volt valóban olcsóbb, ha tudod, mit hozott. Ha nincs kiindulási szám (például mennyi ideig tart most a feladat, és hány hibával jár), utólag nem tudod megmondani, megérte-e. Kérdezd meg: ki építi fel a mérést a projekt részeként, és mi lesz a kiindulási szám, mielőtt az építés elkezdődik? A mérés beállítását a projekt részeként mi építjük fel, így az eredményt a kiindulási számhoz tudod mérni. A mérőszámokat a Hogyan mérd az eredményt? 10 KPI előtte-utána cikkben gyűjtöttük össze.
6. Használat: a legolcsóbb rendszer is drága, ha senki nem használja
Az ügyfelek gyakran kevésbé használják a kész rendszereket a vártnál. Ha az ajánlat csak a megépítésről szól, a használat bevezetése rád marad, a haszon viszont csak a használattal jön. Kérdezd meg: ki tanítja be a kollégákat, mikor, és honnan fogod látni, hogy tényleg használják-e a rendszert? Az éles indulás után a betanítás is a menetrendünk része, és a mérésben a használatot is követjük.
Mit számolj az ajánlat mellé?
Az uniós közbeszerzési irányelv is így gondolkodik: az állami megrendelő a gazdaságilag legelőnyösebb ajánlatot választja, és a költséget életciklus-szemlélettel mérheti, azaz a beszerzési költség mellett a használat és a karbantartás költségét is figyelembe veheti (67. és 68. cikk). Az irányelv a közbeszerzésre vonatkozik, a te cégedre nem, de a szemlélet átvehető. A vételár csak az első tétel, a teljes költség a használattal, a karbantartással és a hibák árával együtt áll össze. Kérdezd meg azt is, ki látja az ügyfeleid adatait: ha a szolgáltató a nevedben kezeli őket, a GDPR 28. cikke szerint írásbeli adatfeldolgozói szerződést kell kötnöd vele, és az adatkezelő te maradsz. A részleteket az AI és GDPR egyszerűen cikkben találod. A teljes költséghez azt is számold ki, mennyi ideig szeretnéd használni a rendszert, és kérdezd meg, mennyibe kerül addig a karbantartás és egy módosítás.
Hány rendszert kell összekötni
Minden új kapcsolat (CRM, számlázó, e-mail) több munkát jelent, ez jogos különbség két ajánlat között.
Mennyi a kivétel a folyamatban
Az egyszerű, ismétlődő folyamat kevesebb munka, a sok kivételes több.
Milyen állapotban van az adat
Rendezett adatból gyorsabb az indulás, rendezetlenből lassabb.
Konkrét árat a felfedező meetingen adunk, mert csak ott derül ki, melyik folyamatról van szó. A projekt egyszeri, fix áras.
Miért minket válassz, ha más olcsóbban is megcsinálja?
Egyszerű feladatnál az olcsóbb ajánlat is jó lehet. Komolyabb munkánál viszont a fenti 6 kérdésre kell tudni válaszolni, és mi mindegyikre leírtuk, hogyan csináljuk. A projekt feltárással indul, és egyszeri, fix áras, ezért előre tudod, mennyit fizetsz. Két ajánlat közül azt érdemes választani, amelyik a kérdésekre egyértelműen és írásban válaszol. Kérdezd meg tőlünk is ugyanezt a 6 dolgot, és hasonlítsd össze a válaszokat.
Mit csinálj a héten?
A héten ezt érdemes megcsinálni:
- Kérd el az ajánlatokat írásban, és tedd egymás mellé őket.
- Írd fel a 6 tételt két oszlopba (hibajelzés, üzemeltetés, karbantartás, hozzáférések, mérés, használat), és jelöld meg, melyik ajánlatból mi hiányzik.
- Tedd fel a hiányzó tételekre a kérdést mindkét szolgáltatónak, és kérj írásbeli választ.
- Döntsd el, mennyi ideig szeretnéd használni a rendszert, és kérdezd meg mindkettőtől, mennyibe kerül addig az üzemeltetés, a karbantartás és egy módosítás.
- Írd le a kiindulási számot, például azt, hogy mennyi ideig tart most a feladat, mert enélkül később nem derül ki, melyik ajánlat volt az olcsóbb.
Források
- Az Európai Parlament és a Tanács 2014/24/EU irányelve, 67. cikk: a szerződés odaítélésének szempontjai
- Az Európai Parlament és a Tanács 2014/24/EU irányelve, 68. cikk: életciklus-költségszámítás
- NIST: The Economic Impacts of Inadequate Infrastructure for Software Testing (összefoglaló, 2002)
- Az általános adatvédelmi rendelet (GDPR) 28. cikke: adatfeldolgozó
